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让档案工作“活起来”

园区动态|2020-06-09 15:44
来源:星辰在线 | 作者: | 编辑:黄楚乔

  今天是第13个国际档案日。档案作为原始记录,承载历史、延续文明。在园区的发展历程中,档案记录着园区变迁的轨迹,是园区的“记忆库”。借助档案,我们可以更好地了解过去、把握现在、预见未来。
  经济开发区的档案工作与建区同步,与服务同行,一是服务经济发展大局,二是服务社会民生。充分利用档案信息资源,让档案“活起来”。
  妥存文书档案 服务大局
  在经开区的档案库存中,文书档案是库存量占比最大的种类,平日里为领导参考决策和园区工作提供凭证。
  公文本是传达政令政策、处理公务的工具,有价值的公文才作为档案保存。所以文书档案就是处理公务的原始记录,利用率很高,如建区的一系列批示文件,是园区各类申报材料的必备前提,印证园区的每一次升级,助力每一次申报。按主题和事由形成的全套档案资料汇编,能为领导快速全面地掌握情况提供信息支持,帮助决策。政策性发文更是园区企业享受园区红利的可靠依据。
  利用拆迁档案 服务民生
  “有了这份档案,就能证明我老伴之前没随我参与拆迁,这次她就能享受拆迁政策了!”七旬的杉星村黄金塘组周克强夫妇,拿着1993年拆迁档案的复印件很高兴。
  在长沙经开区每年300多人次的档案利用者中,近三分之一都是4、5号令或60号令的拆迁户。拆迁户档案的查询,主要是通过“户主姓名”检索,有时,因为录入的户主姓名是曾用名或谐音,就只能通过“住址”检索。检索范围扩大,检索更耗时,遇到同名同姓的情况还要和查档者本人核实。可是一想到一份拆迁档案对于拆迁户的重要性,我便不敢怠慢,会将每一户的资料复印完全,坚决不让拆迁户为了同一查询目的跑两次。
  随着拆迁户享受的政策越来越多,拆迁档案查询也变得越来越火热。购房免契税、购保险优惠、大病互助、独生子补助等都可以利用一份“老档”来证明保障。加之,今年简化了民生档案查询的审批手续,拆迁户免去了找领导签字审批的手续,更是实实在在地增加了拆迁户的获得感。
  推行电子档案 服务项目
  2018年8月开始,长沙经开区借“智慧园区”建设的东风,启动了档案数字化工作。迄今已完成两期档案数字化项目,取得数字化成果11943卷(962.06GB)和32915件(1232.94GB)。数字化成果的运用,极大地提高了档案利用效率。
  项目的设计和施工阶段都经常需要用到图纸档案,之前图纸只能通过复印方式利用,不仅容易损坏图纸,而且复印难度大、效果不清晰,直接导致利用成效低。推行竣工图的电子档利用后,不仅能迅速提供图纸利用,还能让设计或施工人员将图纸存于手机,便捷高效地利用。
  近些年来,园区的建设步伐加速,园区建设档案的利用也在加速,如园区多条道路的提质工程,利用电子版的竣工图,加快了施工进度,节约了施工成本。某次施工员不慎挖破了地下水管,通过基建图纸的快速查找利用,地下管道位置得以及时排查,及时止损,恢复秩序。
  采用信息技术 升级平台
  结合园区档案信息特色进行的平台开发,现已进入调试运行阶段,今年将全面上线。届时将向各移交部门(单位)开放本部门(单位)移交档案的查阅端口,新增“与现有OA系统对接,实现公文的一键归档”“建立全文检索数据库”功能,实现档案的“前端管理”。
  作为一名档案工作者,能耐住寂寞就能收获好评。虽然身居幕后,也一样要有所作为,不断为园区高质量发展做贡献。主动思考档案人能做什么,会做什么,有所为有所不为,切实当好园区发展的参与者、见证者、服务者,真正让档案“活起来”“亮起来”。

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